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Wie wir in 5 Monaten mehr als 78 % der B2B-Bestellungen mit einem individuellen Portal in den Self-Service verlagert haben

Branche: FertigungUnternehmensgröße: Enterprise, 24.000+ B2B-KundenSysteme: ERP (Legacy, XML/FTP), Magento 2Zeitrahmen: 5 MonateRegion: Mitteleuropa, EU-Märkte

Über den Kunden

Der Kunde ist ein global tätiger Industriehersteller, spezialisiert auf hochpräzise Pumpensysteme und Fluid-Handling-Equipment. Das Unternehmen betreut mehr als 24.000 aktive B2B-Kunden in den Bereichen Fertigung, chemische Verarbeitung, Lebensmittelproduktion und Engineering.

Mit jahrzehntelanger Marktpräsenz steht der Kunde für technische Exzellenz, Zuverlässigkeit und lange Produktlebenszyklen. Zum Portfolio gehören komplexe Anlagen ebenso wie ein umfangreiches Ersatzteilgeschäft, das für Service, Wartung und wiederkehrende Umsätze von zentraler Bedeutung ist.

Die Ausgangslage

Trotz starker Produktinnovation hatten sich die digitalen Vertriebs- und Bestellprozesse des Kunden nicht im gleichen Tempo weiterentwickelt. Angesichts wachsender Konkurrenz und veränderter Kundenerwartungen wollte das Unternehmen seine digitale Präsenz modernisieren und eine skalierbare B2B-Commerce-Basis schaffen, eng integriert mit dem ERP.

Business Challenge 1: Manuelle Bestellprozesse blockierten die Skalierung

Der Großteil der B2B-Bestellungen ging per E-Mail ein, ein kleinerer Teil telefonisch. Bestellungen wurden manuell bearbeitet und erneut in das ERP eingegeben. Daraus entstanden mehrere strukturelle Probleme:

  • Hoher interner Aufwand in der Auftragsbearbeitung
  • Häufige Rückfrageschleifen, besonders bei Ersatzteilen
  • Erhöhtes Risiko fehlerhafter Bestellungen
  • Langsame Einarbeitung neuer Kunden
  • Begrenzte Skalierbarkeit bei wachsender Kundenzahl

Business Challenge 2: Keine skalierbare mehrsprachige Content-Architektur

Obwohl das Unternehmen in mehreren EU-Märkten aktiv ist, waren zentrale kommerzielle Inhalte wie Produktattribute, technische Spezifikationen und Beschreibungen nur auf Deutsch verfügbar. Das führte zu kumulierenden Einschränkungen:

  • Kunden in nicht deutschsprachigen Ländern mussten technische Produktdaten in einer Fremdsprache interpretieren
  • Vertriebsteams mussten dies durch manuelle Erklärungen und zusätzliche Dokumentation ausgleichen
  • Marketing- und SEO-Maßnahmen blieben auf eine Sprache und einen Markt beschränkt
  • Content-Updates erfolgten ad hoc und manuell, ohne strukturierten Publishing-Workflow

Technische Herausforderung: ERP-Integration ohne APIs

Das ERP des Kunden war die größte technische Einschränkung. Es durfte weder erweitert noch verändert werden und blieb die Single Source of Truth für Produkte, Preise, Bestände, Kunden und Aufträge. Die Plattform musste sich vollständig an das ERP anpassen, nicht umgekehrt.

  • Keine modernen APIs verfügbar, nur XML-basierter Datenaustausch
  • Dateibasierte Synchronisation via FTP mit strengen Format- und Validierungsregeln
  • Das ERP durfte weder verändert noch erweitert werden
  • Zuverlässigkeit, Datenkonsistenz und DSGVO-Konformität waren nicht verhandelbar

Delivery Challenge: Großer Scope, fester Zeitrahmen, internationales Team

Das Projekt umfasste ein internationales, funktionsübergreifendes Kundenteam über mehrere Geschäftsbereiche hinweg. Die meisten Ansprechpartner auf Kundenseite kommunizierten nicht fließend auf Englisch, nahezu 90 % der Kommunikation liefen schriftlich. Um Mehrdeutigkeit und Risiko zu reduzieren, gingen wir strukturiert und proaktiv vor:

  • Detaillierte Walkthrough-Calls durchgeführt, um die spätere Systemnutzung praxisnah zu zeigen
  • Alle Kundenfragen, Annahmen und Edge Cases systematisch gesammelt und dokumentiert
  • Den vollständigen Implementierungsplan und Scope in die Muttersprache des Kunden übersetzt
  • Mit klaren visuellen Erklärungen statt abstrakter Beschreibungen gearbeitet
  • Sichergestellt, dass alle Schlüsselfestlegungen dokumentiert und leicht nachvollziehbar bleiben

Was wir umgesetzt haben

Das Projekt wurde in fünf Monaten von einem kompakten, cross-funktionalen Team aus vier Personen umgesetzt. Scope, Prioritäten und Risiken über eine verteilte internationale Kundenorganisation hinweg zu steuern, in der fast 90 % der Kommunikation schriftlich stattfanden, erforderte eine sehr strukturierte Delivery: iterative Sprints mit häufigen Demos, dokumentierte Entscheidungen in wiederverwendbarer Form und ein vollständig in die Kundensprache übersetzter Implementierungsplan.

Delivery-Team

Back-End-Entwicklung×1
Front-End-Entwicklung×1
QA Engineering×1
Projektmanagement / Business Analysis×1

In 5 Monaten gelieferter Scope

  • Vollständiges Redesign der Website
  • Komplette B2B-Self-Service-Commerce-Plattform
  • Mehrsprachige und mehrregionale Struktur (DE, EN, FR)
  • Tiefe ERP-Integration über eine individuelle XML-Schicht
  • Workflows für die Ersatzteilbestellung
  • SEO-fähige Content-Architektur
  • Kontrollierter Enterprise-Go-Live

Wie wir das gelöst haben

Lösung 1: Aufbau eines skalierbaren B2B-Self-Service-Portals mit ERP-Anbindung

Wir entwickelten ein individuelles B2B-Self-Service-Portal auf Magento 2 mit klarem Fokus auf Skalierbarkeit, ERP-Ausrichtung und internationale Expansion. Eine zentrale Architekturentscheidung war die Wahl einer Plattform mit nativem EAV-Datenmodell, mit dem sich die Mehrsprachigkeit direkt im Kern des Systems lösen ließ.

  • Multi-Store- und Multi-Language-Architektur für länderspezifische Inhalte, Sortimente, Preise und rechtliche Anforderungen implementiert
  • Das EAV-Modell genutzt, um unbegrenzt viele Produktattribute abzubilden, jeweils vollständig in beliebig viele Sprachen übersetzbar
  • Produktdaten so strukturiert, dass Attribute, Beschreibungen und technische Spezifikationen unabhängig voneinander lokalisiert werden können
  • Sichergestellt, dass das ERP die Single Source of Truth bleibt, während das Portal die sprachspezifische Darstellung übernimmt
Lokalisierung wurde zu einer nativen Fähigkeit der Plattform und nicht zu einem nachträglichen Zusatz. Die Architektur kann ohne Refactoring und ohne Änderungen am Datenmodell auf beliebig viele Märkte und Sprachen erweitert werden.

Lösung 2: Enterprise-taugliche B2B-Bestellfunktionen eingeführt

Um E-Mail- und telefonbasierte Bestellungen abzulösen, lieferten wir einen umfassenden Satz an B2B-spezifischen Workflows für professionelle Einkäufer, die wissen, was sie brauchen, und Geschwindigkeit, Genauigkeit und Wiederholbarkeit erwarten.

  • Kundenspezifische und gruppenbasierte Preise, direkt mit dem ERP synchronisiert
  • Quote Cart für komplexe oder nicht standardisierte Bestellungen, passend für verhandlungs- und projektgetriebene Einkaufsprozesse
  • Nachbestell-, Wunschlisten- und Copy-paste-Bestellabläufe, optimiert für wiederkehrende Käufe
  • Kundendashboards mit Bestellhistorie und Kontodaten, die Abhängigkeiten von Vertrieb und Support reduzieren
  • Eingeschränkter Plattformzugang nur für verifizierte B2B-Nutzer, zum Schutz von Preisen, Sortimenten und Workflows

Fast Order: Direktbestellung per SKU in großem Umfang

Erfahrene Kunden schickten häufig lange SKU-Listen per E-Mail oder Excel. Vertriebsmitarbeitende prüften diese Daten manuell und übertrugen sie erneut in das ERP. Das verursachte Verzögerungen und ein hohes Fehlerrisiko. Mit einem Fast-Order-Modul haben wir diesen Engpass beseitigt und reales B2B-Einkaufsverhalten abgebildet:

  • Produkte direkt per SKU oder Produktname in den Warenkorb legen, ohne durch den Katalog zu navigieren
  • Sofortige AJAX-basierte SKU-Validierung und Produktsuche vor dem Warenkorb-Add
  • Bulk-Eingabe mehrerer SKUs in einem Schritt
  • Datei-Upload (CSV/Excel-ähnlich), um lange Bestelllisten in Sekunden zu verarbeiten
  • Sämtliche Logik in Echtzeit mit ERP-gesteuerten Preisen, Verfügbarkeiten und Verpackungsregeln abgeglichen

Lösung 3: Ersatzteilbestellung als Kernfunktion des Shops aufgebaut

Ersatzteilgeschäft wurde als zentrale Business-Funktion behandelt und nicht als Add-on. Zuvor erforderte die Identifikation des richtigen Teils meist eine Rücksprache zwischen Kunden und internen Teams, was den Service verlangsamte und operative Kosten erhöhte.

  • Vereinfachte Ersatzteil-Produktseiten entwickelt, die auf schnelle Identifikation ausgerichtet sind
  • Strukturierte Attribute und Varianten für präzise Teilezuordnung implementiert
  • Mehrere Einstiegspunkte zu Ersatzteilen im Shop geschaffen, etwa über Kategorien, Suche und Produktbeziehungen
  • Visuelle und kategoriebasierte Identifikationswege ermöglicht
Kunden können Ersatzteile nun schneller, präziser und mit minimaler Unterstützung identifizieren und bestellen. Das reduziert Rückfrageschleifen und stärkt das Vertrauen in den Bestellprozess.

Lösung 4: Robuste ERP-Integration ohne ERP-Änderungen entwickelt

Um die Einschränkungen eines Legacy-ERPs ohne moderne APIs zu überwinden, entwickelten wir eine individuelle Integrationsschicht, die sich vollständig an die XML-/FTP-Schnittstelle des ERP anpasst und dabei Datenkonsistenz, Zuverlässigkeit und DSGVO-konformes Logging sicherstellt.

  • Automatisierte XML-Übernahme für Produkte, Preise und Bestände
  • Individuelle Validatoren und Konverter für ERP-spezifische Datenformate
  • Datei-Monitoring und Alerts für Synchronisationsprobleme
  • Plattform-APIs erweitert, um ERP-Aufträge und Kundendaten sauber zu verarbeiten
  • DSGVO-konformes Logging und Monitoring über alle Datenflüsse hinweg
Die komplette Synchronisation wurde erreicht, ohne auch nur eine einzige Änderung am ERP-System vorzunehmen.

Zentrale Ergebnisse und Business Value

  • Mehr als 78 % aller B2B-Bestellungen wurden in den Self-Service verlagert. Innerhalb von 6 Monaten erreichte die Portalnutzung 86 % aller aktiven B2B-Kunden.
  • Vollständig automatisierte Auftragsverarbeitung: Bestellungen laufen vom Kunden über das Portal direkt ins ERP, ohne manuelle Neueingabe und mit ERP-gesteuerter Preis-, Bestands- und Verpackungslogik.
  • 36 % weniger fehlerhafte Bestellungen, weniger Rückfrageschleifen und mehr Kundensicherheit im Bestellprozess
  • Skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum: bereit für UK, FR, USA, Kanada, zusätzliche Sprachen und neue Produktlinien
Metric
Before
After
Bestellkanal
E-Mail und Telefon (Mehrheit)
Self-Service-Portal (78 %+)
Auftragsverarbeitung
Manuelle ERP-Erfassung durch den Vertrieb
Vollautomatisch: Kunde → Portal → ERP
Fehlerhafte Bestellungen
Häufige Rückfrageschleifen
36 % weniger
Unterstützte Sprachen
Nur Deutsch
Deutsch, Englisch, Französisch
ERP-Integration
Manuelle Dateneingabe
Automatisierter XML-Sync (ohne ERP-Änderungen)
Ersatzteilbestellung
E-Mail + zahlreiche Rückfragen
Strukturierte Self-Service-Identifikation

"Dieses Projekt zeigt, wie ein etablierter Industriehersteller den Wechsel von manueller, E-Mail-basierter Bestellung zu einem modernen, automatisierten B2B-Self-Service-Modell vollziehen kann, ohne das ERP auszutauschen oder den laufenden Betrieb zu stören."

— SYSINT Projektzusammenfassung

Gelieferte Funktionen

Kernfunktionen für B2B-Commerce

  • Produktkatalog und PDP-Templates
  • Warenkorb, Checkout, Kundenkonten
  • Nachbestellungen und Wunschlisten

ERP-Synchronisationsschicht

  • XML-basierter Import für Produkte, Preise und Bestände
  • Export von Bestellungen und Kundendaten ins ERP
  • Monitoring, Alerting und Validierung

Erweiterungen für B2B-Bestellungen

  • Fast Order (SKU-basiert, Bulk-Eingabe, Datei-Upload)
  • Quote Cart für verhandelte Bestellungen
  • Kundenspezifische Preislogik
  • B2B-Zugriffskontrolle

Ersatzteile und UX-Module

  • Identifikations-Workflows für Ersatzteile
  • Navigationslogik nach Branche und Anwendung
  • Download-Center und technische Dokumentation

Mehrsprachigkeit und Lokalisierung

  • Multi-Store- und Multi-Language-Architektur (DE, EN, FR)
  • Übersetzbare Produktattribute und Beschreibungen
  • Lokalisiertes technisches Content-Setup je Markt
  • Skalierbare Spracherweiterung ohne Architekturänderungen

Skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum

  • Bereit für UK, USA, Kanada und weitere Märkte
  • Unterstützung zusätzlicher Produktlinien
  • SEO-fähige Content-Architektur
  • Infrastruktur für langfristiges Wachstum im digitalen Vertrieb

Eingesetzte Technologie

Magento 2 (Open Source)Individuelle XML-basierte ERP-IntegrationFTP-basierte DatensynchronisationContainerisierte Cloud-InfrastrukturCDN und Performance-MonitoringERP-gesteuerte Preis- und Bestandslogik

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